Cuando el día fue una locura, esa sensación no te dice qué arreglar. Según la fuente, existe una lista de tipos que aumentan el tráfico innecesario, y cada uno tiene su nombre. Si sabés ponerle nombre a lo que te pasó, tenés una fuente que podés cortar en lugar de un resultado que tenés que administrar.

De la sensación al diagnóstico

Casi cualquiera dice al final de un día pesado que fue una locura. Describe bien lo que sentiste, pero no trae nada que puedas hacer mañana.

Compará con esta versión: el día fue una locura porque me llegaron cuatro mensajes ajenos, y dos veces retomé el mismo trabajo por no haber decidido nada. La frase es más larga, y tiene dos cosas que se pueden desconectar.

Por eso planificar, bloquear horas y priorizar no lo resuelven. Todo eso trabaja sobre cuánto tiempo tenés. La lista trabaja sobre lo que te lo come.

Recordá que el tráfico desarrollado es todo trabajo que no tendría que haber pasado. Adopta muchas formas, y la lista le da un nombre a cada una.

Supongamos un instalador de aire acondicionado que anota durante una semana qué le molestó, con sus propias palabras. Le quedan diecisiete líneas, y ninguna lo lleva a una acción. Cuando marca cada línea según la lista, trece de las diecisiete caen en solo tres tipos. Y al desconectar uno solo de esos tres se ahorra cuatro horas por semana. Las ganó cortando un origen, sin tocar la administración del tiempo.

Una lista armada con experiencia

La fuente presenta la lista como un resumen de los puntos que aumentan el tráfico, basado en años de experiencia con el tema. La lista original suma cincuenta y un tipos. Parte de ellos pertenece al mundo del que viene el material y no tiene que ver con un negocio chico, así que el cuadernillo trae los que sí.

La ventaja de una lista sobre una sensación son los nombres fijos. Cuando algo te molesta no hace falta inventar una descripción nueva cada vez, porque alcanza con reconocerlo.

Algunos nombres te van a sonar enseguida:

  • Línea lenta: si tardás en contestar, te llega un segundo pedido por lo mismo.
  • Orden poco clara: la duda del principio se convierte en confusión en todo lo que viene después.
  • Tráfico duplicado: la misma información viaja por dos canales a la vez.
  • Falta de informe: si callás cómo viene algo, los demás terminan persiguiéndote.
  • Pedidos vencidos: un pedido que se pasó de fecha genera ansiedad y después una corrida.
  • Repetir lo hecho: volver a hacer algo que ya estaba hecho, o mandar a hacerlo.

Fijate en lo que describe la lista: una orden que quedó sin registrar, un aviso que nunca salió, un mensaje que llegó al lugar equivocado. Cada una produce trabajo que no tendría que haber existido.

Lo que se repite en tu caso es lo que hay que desconectar

No hace falta memorizar la lista. Según el cuadernillo, en tu caso se repiten dos o tres tipos, y esos son los que hay que desconectar.

Supongamos a ese mismo instalador, al que le toca la línea lenta. Cada demora en responder le traía un segundo pedido, y terminaba contestando los dos. O una peluquera con orden poco clara: las tres rondas de correcciones de cada trabajo nacían de una frase ambigua de la clienta. O un técnico de computadoras con tráfico duplicado: la misma novedad por WhatsApp, por teléfono y por mail, y cada cliente respondía a los tres mensajes.

En cada caso un solo nombre explicaba buena parte del lío. Con el nombre en la mano podés ocuparte de la fuente, en lugar de perseguir los resultados todos los días.

Dos tipos que parecen rasgos de carácter

En la lista hay dos tipos que tocan temas con cuaderno propio, y por eso aparecen acá con su nombre nada más.

El primero es la razonabilidad: aceptar las razones de por qué algo no se puede hacer, y dar por completos ciclos que quedaron a medias. Supongamos un dueño que escucha tres meses seguidos que algo no llegó por culpa del proveedor. Aceptó una razón en lugar de una entrega completa.

El segundo es no ocupar tu propio puesto, o sea resolver el trabajo de cada uno de los demás y dejar el tuyo sin hacer. Supongamos una kinesióloga que se encarga de la cobranza, del marketing y de lo operativo, y deja sin ocupar el único puesto que solo ella puede ocupar.

Lo que importa es que los dos figuran en la misma lista que los demás. Son tipos de tráfico innecesario, igual que los otros veinte, y no rasgos de personalidad. Algo que parece una cuestión de carácter da la impresión de que no hay nada para hacer. Algo que figura en una lista tiene nombre, y detrás del nombre hay una fuente que se puede cortar.

Qué tiene el cuadernillo sobre esto

El capítulo en el que se apoya este artículo trae la tabla completa de tipos, con un breve significado de cada uno, y dos ejercicios: el marcado, y el tipo que se repite. También tiene una autoevaluación.

Si tus días se sienten como una locura, un nombre correcto te va a servir más que otra descripción de lo difícil que estuvieron.