ארבע חריגות מופיעות כמעט בכל עסק קטן: עובדות סותרות, זמן שנוסף, יעד שגוי, ונתון שנכלל שלא כדין. שתיים מהן צועקות ושתיים מתחבאות, ולכל אחת יש סימן שמסגיר אותה.

חריגה, במובן של החוברת, היא נתון שמוצג כנכון ולא מסתדר כשמשווים אותו. החריגות הן הדרך אל הסיבה, הדבר שכשמתקנים אותו המספרים חוזרים. הארבע האלה הן אלה שתפגוש הכי הרבה.

עובדות סותרות

לפי המקור, כששתי אמירות נאמרות על אותו נושא והן סותרות זו את זו, יש לך עובדות סותרות.

והדוגמה במקור יכולה להיות מהעסק של כל אחד. באותה תקופה נאמר שהעסק עשה שיא של 12,000 דולר בשבוע, וגם שלא היה לו כסף לשלם משכורות. לפחות אחת משתי האמירות שקרית, ואולי שתיהן. המקור מודה שלא תמיד יודעים איזו מהן נכונה, אבל אפשר לדעת שהן סותרות ולסמן את זה.

וזה הכלי. לא צריך לדעת מי צודק כדי לסמן. זה משחרר אותך מהמלכודת הרגילה, שבה מחכים שהתמונה תתבהר, ובינתיים לא עושים כלום.

נניח בעל עסק שאומר באותה שיחה שהחודש היה מצוין, ושאין לו כסף לשלם לספק. לפחות אחת משתי האמירות לא נכונה.

או מישהו שאומר שכל הלקוחות שלו מרוצים, ושאף אחד מהם לא חוזר. לא צריך לדעת איזו אמירה נכונה כדי להבין שיש כאן משהו.

או בעל עסק שאומר שהעובד לא עומד בעומס, ושהוא יוצא כל יום בזמן. אחת מהן צריכה בדיקה.

זמן שנוסף

המקור מגדיר את זה כהפך של זמן שנשמט. בדרך כלל זה משהו שלוקח יותר זמן ממה שהוא היה יכול לקחת.

אבל יש לזה גם צד שני, משהו שלקח פחות זמן ממה שאפשר. המקור מספר ששלח פעם למנהלת זוטרה רשימה של פעולות שדורשות חודש עבודה, וקיבל דיווח שהכול בוצע כבר בדואר שחזר מיד אחרי זה. הרשימה הייתה אצלה יום אחד, כך שהיא הייתה צריכה להוסיף ליקום הפיזי 29 ימים כדי שהדיווח יהיה נכון.

זו החריגה שהכי קל לפספס, כי היא מגיעה כבשורה טובה. מישהו אומר לך שסיים, ואתה שמח. מה שמסגיר אותה הוא הפער בין הזמן שהדבר היה צריך לקחת לבין הזמן שלקח בפועל.

נניח בעל עסק שמקבל הודעה שעברו על כל 40 הלקוחות, חצי שעה אחרי שביקש. זה 45 שניות ללקוח, כולל שיחה.

או בעלת עסק שמקבלת מספק הצעה מותאמת אישית עשר דקות אחרי שפנתה. ההצעה הייתה תבנית.

ובכיוון השני, מתקין שעבודות של חצי יום לוקחות לו יומיים. זו אותה קטגוריה, רק הפוכה. ולפי המקור, הדוגמה של המנהלת היא גם זמן שנשמט, כי הקטגוריות חופפות, וזה בסדר.

יעד שגוי

ההגדרה קצרה: בחירה לא נכונה של המטרה שמנסים לטפל בה או לתקוף אותה. והדוגמה במקור היא בשתי שורות: ״המשרדים של חברה הוצפו במים. המנהל מיד מתעקש לקנות ביטוח אש.״

זה נשמע מגוחך, עד שאתה רואה את אותו דבר אצלך. כי יעד שגוי בדרך כלל לא נראה טיפשי בכלל, הוא נראה כמו צעד אחראי ורציני, שפשוט אין לו קשר לבעיה. בעסק קטן הוא לובש בדרך כלל צורה של שיפור בתחום שכבר עובד טוב.

נניח בעל עסק שמאבד לקוחות בגלל זמני אספקה, ומשקיע ברענון של הלוגו.

או בעלת עסק שסובלת מגבייה איטית, ועוברת לתוכנת הנהלת חשבונות חדשה. הגבייה נשארת איטית.

או מתקין שהלקוחות מתלוננים על הניקיון אחרי העבודה שלו, והוא קונה כלים מקצועיים יותר.

נתון שנכלל שלא כדין

זו החריגה שמזוהה הכי פחות. לפי המקור היא בת הזוג של הנתון המושמט, כלומר של דבר שחסר.

הדוגמה במקור היא מחסן של מצלמות, שמסדר אותו מישהו שלא מבין בסוגי מצלמות. במקום לשים כל מצלמה עם החלקים שלה, הוא שם את מכסי העדשות של כל המצלמות בקופסה אחת שכתוב עליה מכסי עדשות. ומי שצריך להרכיב מצלמה אחת מבלה שעות בחיפוש החלקים שלה, בין קופסאות שמסומנות יפה לפי סוג החלק.

שים לב שהכול מסודר להפליא, ודווקא זה מה שהופך את החריגה הזאת לקשה לזיהוי. סידור לפי הקריטריון הלא נכון נראה כמו סדר.

נניח בעל עסק ששם את כל החוזים בתיקייה של חוזים, ואת כל החשבוניות בתיקייה של חשבוניות. כשלקוח אחד שואל אותו שאלה, הוא צריך לפתוח ארבעה מקומות כדי לענות.

או בעלת סטודיו שסידרה את הקבצים לפי סוג, לוגואים לחוד ובאנרים לחוד ומצגות לחוד. אף פרויקט לא נמצא אצלה במקום אחד. וכשהיא עברה לסדר את אותם קבצים לפי לקוח, זמן החיפוש ירד לאפס.

מה יש על זה בחוברת

הפרק בחוברת שעליו המאמר נשען כולל שני תרגילים: סתירות, וזמן. אחריהם יש בדיקה עצמית, ומשם החוברת עוברת לרצף הצעדים של מציאת הסיבה, ולצעד שבדרך כלל מדלגים עליו.

שתיים מהחריגות האלה מגיעות בתחפושת, אחת כבשורה טובה והשנייה כסדר מופתי. דווקא עליהן כדאי להסתכל פעמיים.