לפי המקור, הכישלון הגדול ביותר שאדם יכול לעשות הוא לטפל במשהו שהוא תעבורה מיותרת בלי לזהות אותו ככזה. רוב העומס שלך נבנה מזה, בשלוש דרכים שבהן אתה מקבל על עצמך עבודה שאינה שלך, וכל אחת מהן מרגישה כמו אחריות.

הטעות של מי שמשתדל

המקור קורא לזה הכישלון הגדול ביותר: לטפל בדבר כזה בלי שזיהית אותו כתעבורה מפותחת. תעבורה מפותחת היא עבודה שלא הייתה צריכה לקרות בכלל, כמו שאלה שהגיעה לאדם הלא נכון או בקשה שמישהו אחר היה אמור לטפל בה. לפי המקור, הסל של מי שמטפל בדברים כאלה מתמלא מהר עד הסוף.

והמקור מוסיף טענה שנוגעת בכל מי שמרגיש עמוס. כשמישהו סובל מעומס יתר, אפשר בדרך כלל לייחס את זה לכך שהוא נותן לתעבורה כזאת להתקיים, בלי להבין אותה ובלי לנסות לתקן אותה.

שים לב למי שהתיאור הזה מדבר עליו. מי שמזניח לא מטפל בדברים שאינם שלו. מי שמטפל בהם הוא מי שמשתדל. אתה רואה משהו שאינו שלך, ומטפל בו כי זה מהיר יותר מלהסביר. ובכל פעם שאתה עושה את זה, אתה מלמד את כל מי שסביבך שזה עובד. שתי דקות כאן ושתי דקות שם לא נראות כמו החלטה, אבל כל אחת מהן קובעת למי יפנו בפעם הבאה.

נניח בעל עסק שעונה לכל שאלה טכנית של הלקוחות שלו, כי זה רק שתי דקות. אחרי שנה הוא כבר התמיכה הטכנית של כל הלקוחות שלו. או מנהלת שמאשרת כל בקשה חריגה רק הפעם. כל אישור כזה מזמין את הבקשה הבאה.

ועכשיו ההפך. אותו בעל עסק מתחיל להחזיר שאלות עם קישור לעמוד השאלות באתר, ותוך חודש מספר השאלות יורד בחצי.

החוברת מסכמת את זה במשפט אחד: ״העומס שלך הוא תוצאה של מה שקיבלת, ולא של מה שדחו עליך.״

כשמביאים לך בעיה ואתה פותר אותה

המקור מזהה מקרה פרטי, והנימוק שלו מפתיע. בעיה שמישהו זוטר מביא, ובכיר פותר במקומו, מייצרת תעבורה מיותרת. הסיבה, לפי המקור, היא שמי שהביא את הבעיה בדרך כלל לא ישתמש בפתרון שקיבל בכל מקרה.

כלומר, הטיעון כאן עוסק בתוצאה, ולא בזמן. פתרון שנתת במקום מישהו לא ייושם, כי הוא לא זה שחשב עליו. ולכן אתה משלם פעמיים: על הזמן שהשקעת, ועל הבעיה שתחזור.

נניח בעל עסק שפותר לעובד שלו בעיה מול ספק. חודש אחר כך אותה בעיה חוזרת, כי העובד לא פעל לפי הפתרון. הוא לא היה זה שחשב עליו. ובפעם הבאה, כשבעל העסק שואל את העובד מה הוא היה עושה במקום לענות לו, הפתרון שהעובד מציע פחות טוב משלו, והוא מבוצע.

אותו נימוק חוזר בהמשך החוברת, בפרק על בעיות שמגיעות עם המלצה, ושם המקור מציג אותו כנימוק החזק מבין השניים.

הסוס האהוב

המקור מביא עוד מקרה, וקשה יותר להודות בו. הוא מתאר אדם שרוכב על ״סוס החובבים האהוב עליו״: נותן הוראות ומבצע רק בתחום שהוא אוהב, ומזניח תחומים שחשובים יותר.

והנזק לא נשאר אצלו. לפי המקור, ההוראות של אדם כזה חוצות הרבה פעמים הוראות אחרות, מסיחות את הדעת מיעדים חשובים ומייצרות תעבורה מיותרת, ובינתיים פעולות חיוניות נשארות בצד.

בעל עסק קטן חשוף לזה יותר מכולם, כי אף אחד לא מפקח עליו. התחום שהכי כיף לו לעסוק בו מקבל ממנו יותר שעות ממה שהוא שווה, וזה מרגיש לו כמו עבודה לכל דבר.

נניח מעצב שאוהב את שלב הרעיון ושונא את שלב הביצוע. הרעיונות שלו מצוינים, והמסירות שלו מאחרות. או בעל מוסך שאוהב עבודות מורכבות. הן מביאות לו 15% מההכנסה, ולוקחות 40% מהזמן שלו. כשהוא קובע לעצמו יום קבוע לעבודות הפשוטות והרווחיות, הרצון שלו נשאר כמו שהיה, ולוח הזמנים שלו מתחשב בו.

מה בודקים כשהעומס גדל

בשלושת המקרים העומס נכנס דרך דלת שאתה פתחת. פעם זה דבר שאינו שלך וטיפלת בו כי היה מהיר יותר. פעם זו בעיה של מישהו אחר שפתרת במקומו. ופעם זה תחום שאתה נהנה ממנו ונותן לו יותר ממה שמגיע לו.

המשותף לשלושתם הוא שאף אחד מהם לא נראה כמו טעות בזמן שהוא קורה. מבחוץ הוא נראה כמו מסירות, ומבפנים הוא מרגיש כמו עבודה, ולכן קשה כל כך לתפוס אותו בזמן.

לכן, לפי החוברת, כשהעומס גדל כדאי לבדוק מה קיבלת, ומה אתה עושה כי אתה נהנה ממנו. מה שמרגיז אותך יגיד לך הרבה פחות.

מה יש על זה בחוברת

הפרק בחוברת שעליו המאמר הזה נשען כולל שני תרגילים: מה קיבלתי, והסוס. אחריהם יש בדיקה עצמית, ומשם החוברת עוברת לפרק על עשייה מיידית, והטיעון שלו נשען על עצלות במקום על משמעת.

אם אתה מרגיש שכולם מביאים אליך הכול, כדאי לבדוק קודם כמה מזה לימדת אותם להביא.