Apagar incendios en un negocio está perfectamente bien, y siempre va a hacer falta. El problema empieza cuando es lo único que hacés, porque de ahí viene la sobrecarga que sentís: de atender urgencia tras urgencia sin organizar nada a la vez.

Trabajás más y seguís en el mismo lugar

Muchos dueños trabajan más horas que cualquier empleado que conozcan, y a fin de año el negocio está más o menos donde estaba.

Casi nunca es por falta de esfuerzo. El esfuerzo se va en apagar en lugar de construir, y quien apaga fuego todo el día llega a la noche tan cansado como quien construyó algo, solo que sin haber construido nada.

Cuando pasa esto, la salida que parece obvia es trabajar más. Pero en cuanto mirás el trabajo como un flujo, la solución casi nunca está en sumar horas. Para llegar ahí hay que distinguir primero entre apagar incendios y organizar, y entender por qué el negocio necesita las dos cosas.

Está permitido apagar incendios

La expresión es una traducción descriptiva. En la fuente es el verbo que nombra arreglárselas con lo que va cayendo, y en el cuaderno la definición es simple: atender lo que está ardiendo ahora. Es imprescindible y, solo, no alcanza.

La fuente abre con un permiso. Apagar incendios está permitido, y siempre va a hacer falta. En un negocio chico es la mitad del trabajo, y nadie te pide que lo dejes.

Lo que se te pide es organizar mientras apagás, para que apagar no sea lo único que pasa en el negocio.

Supongamos un instalador de aire acondicionado que lleva tres años apagando incendios. Cada día se resuelve algo, y aun así ninguno resulta más fácil que el anterior.

Ahora supongamos al mismo instalador, pero con veinte minutos al final de cada jornada para anotar qué se repitió. Al mes tiene cuatro procedimientos escritos y tres incendios menos por semana. Sigue apagando como antes, y dejó de hacer solo eso.

De dónde viene la sobrecarga

Acá la fuente no suaviza nada. Según ella, todo el agobio que va creciendo en un área viene enteramente de ir de incendio en incendio sin organizar a la vez.

La palabra que pesa es enteramente. Es toda la sobrecarga, sin repartirla entre varias causas. La sensación de que te estás ahogando indica que falta patrón, aunque parezca que indica cuánto trabajo tenés.

La fuente lo lleva incluso a una ecuación: decir que te estás ahogando equivale a decir que no sabés organizar.

Supongamos la dueña de un estudio de diseño que trabaja 40 horas por semana y se siente desbordada, y una colega suya que trabaja 55 y no. La diferencia no está en las horas.

Hay quien intenta resolverlo con más gente. El dueño de un taller mecánico suma un empleado para bajar la carga, y a los dos meses la carga volvió. Creció la cantidad de personas y el patrón quedó igual.

A veces hace falta otro par de manos, es cierto. Pero sin patrón, ese par de manos suma confusión.

Si la sobrecarga viene toda de apagar sin organizar, tanto sumar horas como sumar gente atiende la cantidad de trabajo, y la causa sigue donde estaba.

Canalizar el agua o golpearla

La fuente junta las dos partes con la imagen de una inundación. Quien logra canalizar el agua puede manejar la inundación, y quien se limita a golpearla se ahoga.

Golpear el agua es trabajo de verdad y cansa de verdad. Simplemente no cambia nada, porque atiende la cantidad de agua y deja su dirección sin tocar.

Supongamos el dueño de una imprenta que contesta 60 mails por día, uno por uno, por orden de llegada. Es trabajo real, y no tiene ningún canal. Cuando separa la casilla en tres tipos y atiende cada tipo en un horario fijo, son los mismos 60 mails y le llevan un tercio del tiempo.

La fuente lo cierra en dos líneas, una de cada lado de la moneda: “El producto final de apagar incendios es ahogarse.” Y la otra: “El producto final de organizar es la libertad.”

Qué hacer con el próximo incendio

En el cuaderno Trabajás sin parar y no avanzás, este capítulo termina con dos ejercicios cortos, uno para identificar y otro para hacer. Los dos trabajan sobre los incendios de tu semana.

Los capítulos siguientes muestran qué es organizar y cómo mirar el trabajo como un flujo, desde que algo entra hasta que sale o se frena en el camino. El cuaderno no te da el esquema de una empresa grande, porque no tenés una empresa grande y tampoco la necesitás.

Nadie te pide que dejes de apagar. Lo que cuenta es si, al terminar la semana, te quedó en la mano algo que evite el próximo incendio.