רוב התפקידים בעסק קטן לא נכתבים מסיבה אחת: מחכים לגרסה המלאה, ובינתיים אין כלום. כובע, כלומר כל מה שמישהו אחר צריך כדי למלא תפקיד בלעדיך, עובד גם כשהוא חלקי.

למה כובעים לא נכתבים

המחיר של ההמתנה מתגלה ביום שבו מישהו לא מגיע. שפעת, מילואים, או התפטרות בהתראה של יום אחד. אם התפקיד שלו לא נכתב, כל מה שהוא ידע לעשות נשאר בראש שלו, והוא כבר לא כאן.

ברוב המקרים כובע לא נכתב כי מחכים שהגרסה המלאה תהיה מוכנה. בינתיים הכתיבה נדחית, והתפקיד ממשיך לשבת בראש של מישהו אחד.

לכן החוברת מציעה לכתוב בשלוש דרגות, ומתחילה מהקטנה שבהן, שנקראת כובע מיידי. הדרגה הראשונה נכתבת היום, והדרגות הבאות נבנות עליה בהמשך. אף אחד לא מתחיל מהדרגה המלאה.

נניח פיזיותרפיסטית שהמזכירה שלה עזבה. בזמן נסיעה היא הקליטה לעצמה הודעה קולית, עם כל מה שהמזכירה הייתה עושה ביום רגיל, ובערב תמללה אותה. זה היה הכובע הראשון, הוא נכתב בערב אחד, והעובדת הבאה שלה הייתה יצרנית כבר ביום הראשון.

ההפך הוא בעל עסק שהחליט לסדר בבת אחת את כל התפקידים, ופתח לשם כך מסמך גדול. אחרי חצי שנה היו בו שני עמודים, ואף אחד לא השתמש בהם.

וגם את הכתיבה עצמה לא חייבים לעשות לבד. האדם שנמצא בתפקיד עכשיו יתאר אותו בדרך כלל טוב יותר מכולם, ואפשר לבקש ממנו.

כל כובע עדיף על שום כובע

זה המשפט שכדאי לזכור מהפרק. כובע חלקי, מנוסח גרוע וכתוב בחיפזון, עדיף על היעדר כובע.

הסיבה מעשית. כובע גרוע מתקנים תוך כדי שימוש, כי השימוש מראה בדיוק איפה הוא חסר. לכובע שלא נכתב אין שום דבר שאפשר לתקן.

נניח בעלת מספרה שכתבה בגרסה הראשונה שעונים לוואטסאפ מהר. שבוע אחר כך העובדת רצתה לדעת כמה זה מהר, ומאז כתוב שם תוך שעה בשעות הפעילות. הכובע השתפר כי הוא היה קיים.

או בעל בית קפה שכתב בהתחלה שלוש שורות בלבד. היום זה עמוד שלם, והוא אף פעם לא ישב לכתוב עמוד.

איך יודעים שכובע גמור

כובע לא צריך להיות מלא כדי להיחשב גמור. בחוברת יש מבחן אחד שסוגר כל כובע, ואפשר להפעיל אותו בכל שלב, גם על הגרסה הראשונה. כובע שעבר אותו נחשב גמור, לפי שעה. כשהמבחן נכשל, מה שחסר הוא בדרך כלל דבר אחד או שניים, ולא עוד עשרה עמודים.

נניח מנהלת חשבונות עצמאית שכתבה כובע לסגירת הדוח החודשי. במבחן היא גילתה שחסר בו דבר אחד, איפה נמצאות הסיסמאות, והוסיפה שורה.

ההפך הוא בעל חנות אונליין שכתב מסמך מסודר של שלושה עמודים, ונכשל. אדם חדש ידע מה לעשות ולא ידע מתי סיים, כי חסרו שני משפטים: מוצר ומספר. האורך של המסמך לא אמר כלום על השאלה אם אפשר לעבוד איתו.

אין לי זמן לכתוב

כמעט כל בעל עסק אומר בשלב הזה את אותו משפט: אני טובע בעבודה, ואין לי זמן לשבת ולכתוב כובעים.

המקור עונה על זה בחדות. מי שנשאר במצב של התמודדות, הדרישה להתמודד אצלו רק גדלה. זה לא נרגע מעצמו, כי כל שבוע שבו אתה רק מכבה שריפות מייצר עוד שריפות לשבוע הבא, ושום דבר לא נהיה משהו שאפשר למסור.

הדרך החוצה עוברת בתוך העבודה עצמה. מארגנים תוך כדי שממשיכים להתמודד, ובכל פעם על התפקיד שהכי בער השבוע. מי שמחכה לעצור הכול ולכתוב חודש שלם, לא מגיע לזה.

נניח בעלת חנות שהחליטה שאחרי החגים עושים סדר. אחרי החגים היה עומס, אחר כך חופש, ואחר כך שוב עומס, ושנתיים אחר כך לא נכתב כלום.

ההפך הוא בעל מוסך שכתב כובע אחד בכל יום שישי בבוקר. אחרי שלושה חודשים היו לו שנים עשר כובעים, והוא לא הפסיד בגלל זה יום עבודה.

החוברת מסכמת את זה ככה: אין רגע שקט שבו תכתוב את הכובעים, כי ״הרגע השקט מגיע בגלל שכתבת אותם.״

לפרק הזה יש בחוברת שני תרגילים קצרים, יצירה מאפס וביצוע, ושם גם הדרגות והמבחן במלואם. במדור התרגול שבסוף החוברת יש גם תרגיל בשם יישום.

כובע ראשון צריך רק להיות קיים, כי רק אותו אפשר לתקן.