Casi todo dueño que empieza a escribir sombreros, o sea todo lo que otra persona necesita para ocupar un puesto sin él, los escribe para el equipo. El puesto que casi siempre queda sin sombrero es el suyo. Este capítulo del cuadernillo apunta a vos.
Dos puntos donde termina cada problema
Es quizá la afirmación más filosa de todo el material. Según la fuente, un responsable que no se ocupa de que quienes están debajo tengan sombreros completos, ni de que los verifiquen, es un lastre para la organización. Según la fuente, todos los problemas de una organización terminan llevando a esos dos puntos.
Son apenas dos, y no hay una lista larga detrás. Para un negocio chico, eso se traduce de forma directa: cuando algo no anda, las primeras preguntas son si escribiste el sombrero y si verificaste que quedó. La mayor parte de lo que parece un problema de personas cae en una de las dos.
Supongamos un dueño que anotó las dos preguntas en un papel frente a su escritorio. En un mes dejó de abrir las conversaciones preguntándole al empleado cómo venía, y empezó a preguntarle qué le faltaba por escrito.
O un jefe que creía que su problema era conseguir mejor gente. Incorporó a tres personas, sin darle un sombrero a ninguna, y el resultado se repitió tres veces.
El sombrero de quien conduce
La fuente da cuatro señales para reconocer a quien conduce de verdad, más allá del título. Una de ellas derriba a casi todos: tener un sombrero propio y saber qué dice.
Los dueños suelen escribir sombreros para el equipo y dejar el propio sin escribir, y después se sorprenden de que el equipo no los tome en serio.
La verificación empieza por arriba, y en un negocio chico quien está arriba sos vos. Quien conduce debe conocer las obligaciones de todos los que están debajo, sin tener que ejecutarlas. Un responsable que ignora su propio sombrero da indicaciones que contradicen lo escrito y deja sin efecto, en los hechos, los sombreros de los demás.
Supongamos el dueño de un estudio jurídico chico que redactó para sí un sombrero explícito, con su producto como dueño y sus responsabilidades, y recién después se lo pidió al equipo. Las consultas por cada decisión menor desaparecieron, porque ahora los demás tenían un parámetro.
O la dueña de una agencia de marketing digital que tiene en la cabeza las tareas de cada empleado y jamás las puso por escrito. Durante un viaje de dos semanas el equipo quedó paralizado, porque el único sombrero disponible era su palabra.
El cuadernillo lo resume así: "No podés enseñarle a nadie un puesto que vos mismo no escribiste".
Tus sombreros escondidos
Cualquier dueño con años en el negocio lo reconoce enseguida: se te fueron pegando puestos que jamás decidiste tomar. Sos el que pide el tóner, el que habla con la empresa de limpieza, el único que conoce la clave de ese sistema.
El cuadernillo los llama sombreros escondidos: puestos que están sobre tu cabeza sin haberse escrito en ningún lado, y que por eso no se pueden entregar.
Supongamos un dueño que encontró en su día a día once sombreros escondidos. En un mes siete cambiaron de manos, porque al estar escritos resultaba claro a quién le correspondían.
O la dueña de un consultorio que se dio cuenta de que nadie más sabía reiniciar el ecógrafo. Con cinco minutos de demostración, otro sombrero escondido dejó de ser suyo.
Por qué tu sombrero es el último
El cuadernillo cierra con una secuencia corta de pasos, y escribir tu propio sombrero es el último. El orden tiene una razón: es más fácil escribir los de otros, y quien arranca por sí mismo casi nunca arranca.
Hay además una explicación que viene de un capítulo anterior. Una persona que lleva a la vez producción y organización elige siempre producción, porque es urgente, y la organización no se hace. Escribir tu sombrero es trabajo de organización, de modo que es lo primero que se posterga.
Aun así el cuadernillo pide no saltearlo, porque es lo que hace que los demás pasos se sostengan en el tiempo.
Hay también un principio sobre el comienzo mismo. Supongamos un dueño que leyó un material como este, se entusiasmó y planificó dos semanas para ordenar sistemas. Esas dos semanas nunca llegaron, y por eso nunca empezó. Quien hubiera empezado con veinte minutos habría terminado un puesto.
O un dueño de taller que hizo el recorrido completo sobre un único puesto, recibir el auto. Tres meses después repitió el mismo recorrido con el segundo, siempre de a un puesto por vez.
Para este capítulo el cuadernillo trae una práctica de cierre con dos ejercicios, uno de creación desde cero y otro de análisis, con las señales y los pasos completos. En la sección de práctica del final hay además un ejercicio que se llama tu propio sombrero.
Podés escribir los sombreros de todo el equipo y dejar el tuyo para el final. Solo tené presente que, sin el tuyo, los de los demás no se sostienen mucho tiempo.