Hay dos acciones que se sienten como una mejora y desarman una estructura que funciona. La primera es duplicar una función que ya existe. La segunda es cambiar lo que ya produce, en lugar de probar el cambio aparte.
Duplicación
La fuente abre sin preámbulo. Según ella, para quedarte sin gente, sin plata y sin producción alcanza con tener dos funciones que den exactamente el mismo producto.
Suena a problema de empresa grande y ocurre también con tres personas: hay dos que contestan consultas, dos que cotizan y dos que siguen al mismo cliente.
El resultado, según la fuente, parece una contradicción. El lugar entero está sobredotado de personal, y a la vez cada parte tiene menos gente de la que su función completa necesita. Es la descripción exacta de una oficina chica donde todos están ocupados y nada queda cubierto.
Supongamos una oficina de tres donde cada uno hace un poco de todo. Hay tres personas y ninguna función se cumple completa. Después de repartir, una atiende consultas, uno ejecuta y uno hace el seguimiento. Son las mismas tres personas, con el doble de producción.
Por qué empieza
La fuente ubica el momento exacto. Con la impaciencia y el entusiasmo de organizar, alguien arma una función duplicada porque “no se consigue servicio”. Ahí, según ella, empieza la catástrofe.
Alguien espera, se cansa y arma su propia copia. Y mientras ocurre, siempre parece razonable.
Supongamos un dueño que empieza a cotizar por su cuenta porque la persona encargada demora. Dos meses después hay dos presupuestos contradictorios para el mismo cliente. O dos socios que llevan cada uno su propia lista de clientes porque no encuentran nada en la del otro. Dos listas son dos fuentes de verdad y cero confianza.
La fuente da además una regla de diagnóstico en un renglón: “Al examinar una posible insolvencia, examiná las funciones duplicadas.”
La corrección es fijar una única fuente para cada función. Todos los demás quedan en enlace con ella: consultan y no deciden.
Experimentar sobre la línea que funciona
La segunda manera tiene nombre en la fuente: experimentar sobre una línea de producción estándar.
Trae dos ejemplos. Una cocinera que sabe cocinar con éxito 30 platos distintos. En lugar de conservarlos y buscar platos nuevos aparte, cambia los 30 que ya tiene, y el resultado es producción fallida. Y un grupo musical con 15 piezas terminadas en el repertorio, que en lugar de desarrollar piezas nuevas reescribe las que ya tiene, y fracasa en dar buenos shows.
En un negocio chico se ve así: cambiás el presupuesto que funciona, el proceso que funciona o el precio que funciona, porque te aburriste o leíste algo, sin que se haya roto nada.
Supongamos un dueño que cambia la estructura de su presupuesto todos los trimestres. Ninguna versión corre el tiempo suficiente como para saber si sirve. O un electricista que cambia el orden de trabajo que decantó en ocho años después de ver un video, y se lleva dos meses de revisitas y correcciones.
La regla, y cuándo sí se cambia
La solución de la fuente es simple. La línea de producción estándar se mantiene sin variación, y si se quiere experimentar o cambiar, se prueba aparte, en piloto, con personas o acciones que no estorben la producción estándar.
Un cambio entra en la línea solo después de ponerse a prueba como corresponde y resultar mejor. Entonces, y solo entonces.
El fundamento es que en el laboratorio de investigación aparece siempre algo mejor que lo que corre en la línea de producción. La única falla ocurre cuando se empuja el modelo incompleto y desconocido a ser la producción estándar.
Supongamos una dueña de estudio que prueba el proceso nuevo con un único cliente, mientras el viejo sigue corriendo. Con tres pruebas así ya sabe que sirve. Del otro lado, un dueño que cambia el proceso con todos los clientes de golpe. Cuando no funciona, no hay a qué volver.
Aunque el laboratorio se vea mejor que la línea, reemplazar una por el otro sigue sin tener sentido.
En el cuaderno Trabajás sin parar y no avanzás, este capítulo termina con dos ejercicios cortos, uno para identificar y otro de contención. El primero trata de la duplicación, y el segundo del cambio que estés considerando.
Las dos maneras parecen una mejora en el momento en que ocurren, y las dos desarman una estructura que funcionaba.