כשמישהו שעובד אצלך לא מתפקד, יש שתי סיבות אפשריות ואין שלישית: או שלא גייסת את מי שצריך, או שלא הכשרת אותו על התפקיד המדויק שלו. שתיהן תלויות בך, ושתיהן אפשר לתקן.

התהליך שכל בעל עסק מכיר

שכרת מישהו, וזה לא עובד. מכאן מתחילות ההשערות: אולי חסר לו ניסיון, אולי אין לו מוטיבציה, אולי פשוט לא הסתדרתם. אחרי שלושה חודשים אתה מגייס מישהו אחר, ומגלה שקורה בדיוק אותו דבר.

המקור שהחוברת נשענת עליו לא משאיר מקום לרשימת ההשערות הזו. הוא מצמצם אותה לשתי סיבות, ושתיהן בצד שלך.

שתי סיבות, ואין שלישית

לפי המקור, כל ירידה בתוצאות של ארגון מובילה בסוף לאחת משתי נקודות. הראשונה היא כישלון בגיוס, כלומר שלא הבאת את האדם. השנייה היא כישלון בהכשרה של אנשים על התפקיד שלהם. והמקור הולך רחוק עוד יותר: ״כל צרות הארגון ניתנות להתחקות לשתי הנקודות האלה.״

שים לב מה לא נמצא ברשימה. אין בה אופי, אין מוטיבציה, אין דור, אין שוק ואין מזל.

נניח בעל מוסך שהחליף שלושה מקבלי שירות בשנה אחת. השלישי התנהג בדיוק כמו הראשון, כי מה שהיה חסר לא היה בהם. עכשיו נניח שאותו בעל מוסך ישב וכתב דף אחד: מה עונים ללקוח, מה רושמים, ומתי חוזרים אליו בטלפון. מי שהגיע אחרי זה נשאר שנתיים.

ההבדל בין גיוס לכיבוע

ההבחנה בין שתי הסיבות פשוטה. גיוס עונה על השאלה אם יש בכלל מישהו בתפקיד. כיבוע עונה על השאלה אם הוא יודע מה בדיוק לעשות בו.

המילה כיבוע באה מהמילה כובע. במקור, כובע הוא אוסף החובות של משרה מסוימת, והשם בא מכך שבעלי מקצוע רבים מזוהים לפי הכובע שלהם, כמו כבאי או שוטר. כיבוע הוא ההכשרה של אדם על הכובע הזה, על המשרה הזו אצלך, ולא על המקצוע שלו באופן כללי.

המקור מפרק את הכישלון בהכשרה לשלושה חלקים. לא הוכן גיליון בדיקה, כלומר רשימה של מה שצריך לדעת כדי לבצע את המשרה. לא הוכנו הכובע והחומרים שהולכים איתו. ולא הייתה הכשרה מלאה של העובד על שניהם. שלושת אלה הם פעולות שלך, ולא תכונות של העובד.

נניח בעלת סטודיו שהסבירה לעובדת חדשה בעל פה את כל העבודה, פעם אחת, ביום הראשון. מה שבא אחר כך היה שלושה חודשים של טענות למה היא לא עשתה כמו שנאמר לה. או מתקין שאמר לעובד שילמד תוך כדי עבודה. העובד באמת למד, אבל גרסה משלו, ואת הגרסה הזו היה צריך לתקן אחר כך.

מי אחראי להכשרה

המקור קובע שזו חובה ולא בחירה: ״כל מי שיש תחתיו כפופים הוא קצין הכשרה עבורם, כחובה נוספת חיונית.״

בעסק קטן עם עובד אחד או שניים, קצין ההכשרה הזה הוא אתה. אין מחלקת הדרכה שאפשר להעביר אליה את זה.

והמקור גם אומר מה קורה כשהחובה הזו לא מתמלאת. מנהל שלא דואג לכך שלאנשים שתחתיו יש תפקיד כתוב והכשרה מלאה, מקבל בסוף קריסה מוחלטת.

נניח בעל עסק שראה בהכשרה בזבוז זמן. בפועל הוא השקיע פי שלושה זמן בתיקונים. ובכיוון ההפוך, בעל עסק שנתן לעובד חדש שלוש שעות בשבוע הראשון, וחודשיים אחר כך העובד כבר עבד בלעדיו.

למה זו בעצם בשורה טובה

כששתי הסיבות אצלך, זה נשמע כמו האשמה. בפועל זו הבשורה הטובה של הפרק, כי מה שלא בשליטה שלך גם לא ניתן לתיקון. אופי של אדם אתה לא משנה. דף כתוב והכשרה אתה כן יכול לתת.

המקור נותן גם דרך לזהות מראש אזור בעסק שעומד להתפרק. יש לו שלושה סימנים: חסרים בו אנשים, הוא לא מאורגן, והאנשים בו לא הוכשרו. הסימנים האלה מצטברים. מחסור באנשים לבדו עוד מחזיק, ומחסור באנשים יחד עם חוסר הכשרה הוא כבר ספירה לאחור.

נניח בעל עסק עם שני עובדים במקום שלושה, בלי נהלים כתובים ובלי הכשרה. הוא בטוח שהבעיה היא מספר האנשים. אם יגייס עובד שלישי בלי לתקן את השניים שכבר יש, יהיו לו שלושה אנשים לא מוכשרים במקום שניים.

לפרק הזה יש בחוברת שני תרגילים קצרים, אבחון ובדיקה. במדור התרגול שבסוף החוברת יש גם תרגיל בשם הכובע הראשון, ותרגיל בשם שתי הבדיקות.

בפעם הבאה שמישהו לא מתפקד, הרשימה שלך קצרה בהרבה ממה שנדמה. יש בה שתי סיבות, ושתיהן אצלך.

החוברת היא ידע כללי על ניהול אנשים, ולא ייעוץ משפטי.